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Guide des bénévoles Il y a trois grandes étapes:
recruter ses bénévoles et les garder motivés
2) bien les préparer pour le Jour J 3) le Jour J, avoir tout en place pour elleux!
Pour recruter ses bénévoles et les garder motivés
Il vous faut d’abord déterminer combien de bénévoles seront nécessaires: Préparer votre horaire avec du temps suffisant pour les périodes de montage et démontage. Ça dépend de la quantité de choses à installer. Par exemple, pour une Foire de 30 tentes, tables, chaises + banderoles de fanions dans tout le parc+affichage et plein de petits détails, nous comptions sur une dizaine de bénévoles pendant environ 3h, plus 3 personnes de l’équipe.
Préparez des blocs de travail d’une durée raisonnable pour du bénévolat, pour qu’ils puissent aussi profiter d’une partie de l’événement (c’est aussi vos ambassadeur-rices!), environ 3-4h. Prévoyez du temps pour expliquer les tâches sans se presser, un 30 minutes par exemple, ainsi vous aurez un peu de marge de manœuvre si quelque chose est plus compliqué que prévu, et ils auront du temps pour prendre des pauses au besoin.
Exemple d’horaire:
Formulaire d’inscription:
Demandez les disponibilités pour la journée plan B dans le formulaire d’inscription Demandez si besoin de gardiennage (si vous pouvez l’offrir). Suggestions: avoir une zone enfants, offrir le remboursement de gardienne à la maison si possible (parfois plus simple que d’offrir le gardiennage sur place). Vous pouvez aussi nommer que les bénévoles qui aimeraient faire leur quart de bénévolat avec des enfants en âge d’aider sont aussi les bienvenus!
Faire l’appel à bénévoles environ 1-2 mois avant Vous trouverez plusieurs exemples de courriels ci-dessous pour vous aider à garder vos bénévoles engagés.
2) bien les préparer pour le Jour J Pour bien préparer vos bénévoles, il faut leur transmettre toute l’information nécessaire pour que leur moment avec vous se déroule rondement. Voici donc quelques éléments à avoir en tête:
Avoir un-e responsable des bénévoles et envoyer sa photo avant la journée même pour que les bénévoles puissent la-le reconnaitre sur place.
météo prévue (plan b, quoi faire en cas de pluie, etc.)
nourriture fournie ou non amenez votre tasse/gourde/assiette
comment fonctionnera la sécurité du site/quoi faire en cas de problèmes emplacement du point de rdv tâches attendues avoir quelques phrases d’un message d’accueil préparé d’avance pour celleux qui feront l’accueil. avoir plusieurs copies du plan du site avec l’endroit désigné pour le matériel
Faire des courriels de rappels aux 2 semaines, pour que les gens restent engagés
3) le Jour J, avoir tout en place pour elleux!
une affiche Zone bénévoles pour identifier leur zone de repos et une affiche pour le matériel de secourisme
un endroit/une tente ou ils pourront déposer leurs effets personnels, idéalement une zone surveillée, avec chaises et tables
un moyen clair d’identifier ou interpeller les personnes ressources/sécurité/premiers soins
des collations, des sandwichs, des jus, des fruits, un moyen de remplir sa gourde d’eau (vérifier les accès d’eau ou établir une collaboration avec un commerçant proche)
avoir des listes de tâches avec le matériel listé selon les zones
Plus le matériel a été bien identifié dans les boîtes, plus c’est facile!
Pensez aux pauses, à ce qu’un-e responsable des bénévoles fasse des tours réguliers pour relayer, faire une tournée des kiosques avec un pichet d’eau (même si ce ne sont pas directement vos bénévoles, ce n’est pas rare que les organismes n’aient pas prévu de relais pour leurs propres bénévoles, donc vous pourrez leur offrir un support. Faites attention aux coups de chaleur notamment.
