Coconstruire un projet d’aménagement dans l’espace public (guide)

Ce guide vise à outiller les porteurs de projets en proposant des bonnes pratiques à suivre lors de la réalisation d’un projet d’aménagement multi-parties prenantes, visant l’appropriation et le partage de l’espace public puis la participation citoyenne. Ce guide présente une démarche qui permet de mener à bien ce type de projet en proposant trois grandes phases divisées en étapes ainsi que des recommandations à chaque étape.

Étapes à suivre

La co-construction d’un projet d’aménagement peut être divisée en trois phases clés. La planification, l'opérationnalisation et la phase post-projet. Chacune d’elle se découpe en étapes spécifiques.

Phase de planification

Création d’un comité mixte

La première étape est de créer un comité mixte constitué de différents acteurs locaux afin d’entreprendre une démarche concertée. Une telle démarche permet de rassembler divers points de vue et réalités, susciter des discussions constructives, puis répartir les tâches afin d’assurer la progression et la bonne réalisation du projet et de ses objectifs.

D’abord, il est important d’impliquer (1) des associations ou comités citoyens existants ayant des revendications liées aux objectifs du projet et des liens forts avec les citoyen-ne-s. Cela permet d’avoir un regard de proximité avec les enjeux abordés, de relayer de manière transparente les informations auprès de la population, puis de mobiliser la population et de cerner ses besoins. L’implication de ces acteurs locaux permet aussi d'acquérir une crédibilité auprès des citoyen-ne-s et des élu-e-s.

Ensuite, il faut veiller à la participation de différents acteurs publics au comité mixte.   Le support (2) d’un-e élu-e est essentiel pour assurer la priorisation du projet au sein des activités de l’arrondissement et donc d’avoir un plus grand pouvoir d’agir. Travailler en proximité avec un-e élu-e permet aussi de cerner s’il y a des liens à faire entre le projet et les objectifs stratégiques de l’arrondissement (plans locaux de déplacement, plans de développement durable, etc.). (3) Un point de contact au sein de l’arrondissement assurant la coordination du projet (ex. un-e conseiller-ère en planification) permet de mobiliser différents services internes et d’identifier les bonnes personnes à contacter au sein de ces services. Il est d’ailleurs capital de cibler et d’engager dans le comité (4) les différents services au sein de l’arrondissement impliqués dans la gestion de l’espace public (ex. service de la voirie). En effet, ces services doivent s’assurer que le projet respecte les enjeux techniques et règlementaires liés à l’occupation de l'espace public et l’entretien des aménagements projetés.

Enfin, il est conseillé que le comité soit accompagné par (5) un organisme ayant une expertise dans le secteur d’activité du projet et pouvant servir de médiateur entre les différentes parties prenantes. Cet organisme peut aussi aider à cadrer les aspirations de départ, à prévoir les enjeux techniques d’opérationnalisation, puis à apporter un appui dans la mobilisation de la population grâce à une équipe de salariés permanents.

Pour assurer le bon succès d’un tel comité, il est recommandé de clarifier les attentes et les contraintes liées à la participation des membres du comité mixte, mais aussi de discuter des compétences de chacun. Ceci permet d’évaluer les forces et les limites au sein du comité afin de mieux définir le rôle et responsabilités de chaque partie ainsi que les limites à leur participation. Cela peut se faire, par exemple, à travers une charte d’engagement. Le rôle de chacun peut être réévalué le long du processus au besoin. Il est aussi essentiel d’établir une liste de contacts avec des informations sur le rôle, le pouvoir décisionnel et les coordonnées de chaque membre du projet afin d’assurer une communication efficace.

Déterminer la raison d’être et les objectifs du projet

Toutes les parties prenantes doivent ensuite co-définir la raison d’être du projet, soit la problématique que le projet vise à adresser, afin d’avoir une vision commune de la situation à traiter. Le comité mixte doit ensuite déterminer les impacts (bénéfices) souhaités du projet, puis faire un travail de priorisation. Le travail de priorisation consiste à déterminer les objectifs à poursuivre, car il n’est pas toujours possible d’atteindre tous les bénéfices souhaités au sein d’un seul projet. Ces objectifs doivent être clairs, partagés et rester en phase avec les attentes de toutes les parties prenantes afin de garder leur engagement tout le long du processus de réalisation du projet.

Mise en place d'outils de gestion de projet

Une étape importante est d’adopter des outils de gestion de projet afin de s’assurer du bon déroulement et suivi tout le long de la démarche. D’abord, faire un rétroplanning permet de structurer le projet en grandes étapes, puis de déterminer un échéancier et les tâches à réaliser. Créer un modèle de rapport permet de bien structurer les activités et d’en faire le suivi tout au long de la progression du projet afin de bien capter les facilitants, les freins et les limites.

Établir une stratégie de communication

Établir une stratégie de communication commune au comité mixte permet de définir les outils de communication utilisés, tels que la liste des participant-e-s, l’envoie d’infolettres, l’accès aux réseaux sociaux et aux ressources humaines de chaque partenaire, afin de maximiser l'efficacité de la communication et favoriser l'implication continue des citoyen.ne.s.

Établir une stratégie de mobilisation

Une stratégie de mobilisation doit être incluse à chaque phase de progression du projet permettant ainsi de le présenter et de maintenir l'engagement des citoyen.ne.s au fil du temps. Un calendrier des activités de mobilisation permet d’avoir une vision globale des sollicitations et ainsi faire émerger, si nécessaire, des propositions d’activités communes entre les différentes parties prenantes. Il est conseillé d’éviter les activités de mobilisation durant la période estivale, souvent chargée.

Co-concevoir la solution

La dernière étape de la phase de planification est de co-concevoir la solution en prenant appui sur la problématique et les impacts priorisés dégagés dans les étapes précédentes. À cette étape, il est également recommandé d’allouer du temps pour faire des recherches sur d’autres projets similaires (ici et ailleurs). Cela permet de s’inspirer des bonnes pratiques mises en œuvre, mais également de trouver des solutions innovantes aux enjeux réglementaires qui peuvent être des freins à la réalisation du projet. Il est aussi recommandé d’impliquer les citoyen-ne-s dans cette étape de co-conception. Par exemple, des séances d’idéation ou de discussion peuvent être organisées pour que les citoyen.ne.s partagent leurs idées et s'approprient davantage le projet. Ces séances permettent de définir à qui s’adresse l’espace (quels usagers), puis déterminer ses usages (qu’est-ce qu’on veut y faire) et son design (les aménagements). Lors de cette étape, prévoir une visite terrain avec les participants afin de mieux visualiser l’espace.

Phase d’opérationnalisation

Réaliser des activités citoyennes participatives

Il est recommandé que les activités planifiées impliquent la participation des citoyen-ne-s. Par exemple, dépendamment de la nature du projet, des activités de construction de mobiliers, de co-création artistique, de verdissement, etc., peuvent être organisées. La participation citoyenne permet de stimuler la création de lien social, le sentiment d’appartenance au projet/à l’espace aménagé, puis de renforcer le pouvoir d’agir des individus et des groupes.

Impliquer des artistes locaux

Lors de la réalisation des aménagements, impliquer des artistes locaux peut permettre de créer une identité visuelle unique au projet et favoriser l’appropriation de l’espace par les citoyen-ne-s.

Documentation et apprentissage continu

Tout au long du projet, des activités de captation des données (tant qualitative que quantitative) doivent être réalisées. Ce processus de documentation en continu permet de mettre en lumière les freins à la réalisation du projet en cours de route. Le comité mixte peut ainsi se rencontrer à plusieurs moments au cours du projet afin de discuter de ces apprentissages puis prendre des décisions afin de contrer les obstacles rencontrés.

Post-projet

Activité post-mortem

Réaliser une activité post-mortem lorsque le projet a été complété permet de rassembler tous les acteurs autour de la table pour tirer des enseignements précieux du projet et envisager des améliorations futures.

Rapport d’activité

Réaliser un rapport d’activité est essentiel afin de présenter une synthèse des actions réalisées. Ce document permet également d’évaluer les actions menées et les résultats obtenus dans le but d'en tirer des apprentissages pour des projets futurs.

Sommaire des étapes

Les étapes précédemment mentionnées permettent de maximiser les chances que le projet d’aménagement soit un succès riche d’apprentissages. Voici une liste synthétique mais exhaustive des étapes mentionnées dans ce guide qui peut servir de repère, tout au long de la co-construction du projet.

1. Planification
   1. Création d’un comité mixte
      1. Contacter les associations et comités existants
      2. Contacter les élu-e-s
      3. S’assurer d’un point de contact avec l’arrondissement
      4. Chercher l’accompagnement d’un organisme ayant une expertise pertinente
      5. Clarifier les attentes et les contraintes liées à la participation des membres du comité
      6. Créer une liste de contacts
   2. Clarifier les raisons d’être du projet
      1. Co-définir la raison d’être du projet
      2. Définir précisément les impacts souhaités du projet
      3. Prioriser les objectifs
   3. Mise en place d’outils de gestion de projets
      1. Créer un rétro planning du projet
      2. Créer un modèle de rapport
   4. Établir une stratégie de communication
   5. Établir une stratégie de mobilisation
      1. Créer un calendrier des activités de mobilisation
   6. Co-conception de la solution
      1. Recherche de précédents et de projets similaires
      2. Prévoir une visite terrain et plusieurs séances d’idéation et de discussion avec les citoyen-ne-s
2. Opérationnalisation
   1. Réaliser des activités citoyennes participatives
   2. Impliquer des artistes locaux
   3. Documentation des apprentissages
      1. Prévoir des activités et des outils de captation de données.
      2. Prévoir, au fil du projet, des rencontres entre les membres du comité pour discuter des apprentissages récoltés
3. Après le projet
   1. Réaliser une activité post-mortem
   2. Réaliser un rapport d’activité

Outils

1. Charte d’engagement des parties prenantes
2. Rapport d’activité
3. Rétroplanning
4. Plan de communication
5. Stratégie de participation citoyenne
6. Conseils pour réussir un atelier de co-conception

Exemples de projets

Saillies citoyennes de Ahuntsic-Cartierville

Station Youville