Guide de gestion des tensions chez Solon

Mise en contexte

Solon souhaite offrir un cadre de travail bienveillant et épanouissant. Les tensions sont naturelles, elles expriment un écart entre ce qui est et ce qui aspire à être. Une tension porte ainsi une information précieuse. Solon souhaite se doter de processus pour les accueillir, les comprendre et les dénouer de façon conviviale.

Ce travail avec les tensions repose sur l'engagement et les compétences de chacun-e. Solon offre des outils et des formations (à l'embauche et en continu) afin d'améliorer notre capacité individuelle et d'équipe à percevoir, prendre en compte et dénouer les tensions, afin de bâtir et d'animer une culture organisationnelle d'authenticité, de bienveillance et d'apprentissage. Plus précisément, on souhaite avoir chacun-e et collectivement la capacité de cerner nos propres besoins, ceux de l’autre ou des autres, et ceux de l’organisme, de bâtir une vision commune de la situation, d’élaborer ensemble une solution, d’en faire le suivi, de l’améliorer ou d’en trouver de nouvelles au besoin.

Face aux tensions, l'adage « Mieux vaut prévenir que guérir » est particulièrement à propos. Agir aussitôt que possible, avec discernement et responsabilité, est plus simple. En reconnaissant rapidement la tension et en agissant pour la résoudre, on préserve notre bien-être au travail (et général, car une tension dans une sphère de notre vie aura tendance à affecter d’autres sphères), notre niveau d’énergie et notre efficacité.

Cela dit, souvent, notre habitude pour nous simplifier la vie à court terme est d’ignorer la tension et ses impacts (stress, émotivité, occupation de notre espace mental, etc.) aussi longtemps que possible! Souvent la tension ressortira finalement quand on n’en peut plus… Elle aura alors été une épine dans le pied longtemps et on ne sera pas nécessairement satisfait-e de son expression! Changer une habitude, ça prend du temps, de la pratique, des efforts. Solon souhaite soutenir ces efforts à travers le présent processus.

Avant de commencer

Comprendre le rôle du comité Culture d'apprentissage

Les membres du comité Culture d'apprentissage, selon les besoins, peuvent :

1. Offrir de l'écoute et des conseils pour clarifier la situation, et
2. Accompagner dans la recherche des ressources adéquates (à l'interne ou à l'externe) quand la gestion de la tension dépasse leurs capacités.

En ce sens, les membres du comité culture d'apprentissage :

1. Ont une connaissance approfondie du processus de gestion des tensions, y compris les ressources internes et externes que Solon offre à l’équipe;
2. Ont la capacité d'offrir de l'écoute empathique;
3. Savent guider un-e collègue à travers la fiche de préparation à un dialogue authentique;
4. Veillent à une utilisation responsable des ressources de Solon (notamment celles financières, à valider avec le rôle Finances).

Les membres du comité sont identifiés dans le fichier des informations des employé-e-s et comités

Quelques recommandations pour la gestion des tensions

Par rapport aux tensions, on recommande de :

1. Mettre ses capteurs en éveil uniquement par rapport à son ou ses rôle-s. On peut se demander par exemple: « qu’est-ce qui me freine dans ce que j’ai à faire ici et maintenant pour servir la raison d’être? », plutôt que: « qu’est-ce que je pense de ce que font les autres? » ou « qu’est-ce que je pense de ce qu’il va se passer plus tard si jamais bla bla bla… ».
   1. Précision : C’est possible qu’une tension vécue entre collègues puisse créer une tension dans un cercle au complet. À ce moment-là, n’importe qui dans le cercle (ou à l’extérieur) qui ressent la tension pourrait demander d’explorer la tension.
2. Noter régulièrement les tensions qu’on rencontre dans l’exercice de son rôle, puis faire le travail de réflexion pour identifier de quoi il s’agit et quels pas nous semblent les plus judicieux (plutôt que de les amener systématiquement en rencontre de cercle par ex.).
3. Toujours garder en tête des réflexes de bon sens. Différents espaces sont proposés pour résoudre les tensions (voir plus bas), mais ce sont juste des moyens au service de ce que nous voulons faire. Si on voit une autre façon simple et efficiente, ici et maintenant, de traiter sa tension, on le fait! Puis, on se pose la question de si notre résolution de tension devrait également être amenée ailleurs dans l’organisation, afin qu’elle soit gérée durablement

Comprendre les tensions

Les tensions sont naturelles, elles expriment un écart entre ce qui est et ce qui aspire à être. Une tension porte ainsi une information précieuse. Il est donc important d’identifier de quel type de tension il s’agit.

Processus de gestion des tensions

1. Clarifier la situation entourant la tension
2. Identifier les interlocutrice-eur-s ou instances pour tenir la discussion
3. S’engager dans sa posture
4. Mener un dialogue
5. Le dialogue ne permet pas de dénouer la tension
6. Prendre des engagements et faire un suivi
7. Célébrer la relation et les apprentissages

ÉTAPE 1 : Clarifier la situation entourant la tension

Pourquoi?

C'est utile de clarifier ce qui se passe pour identifier ensuite des moyens d'action efficaces. L'objectif de cette première étape (la clarification) est d'identifier les vraies sources de la tension (plusieurs choses peuvent s'entremêler). Cette source indique le type de tension et oriente la suite des actions.

Une tension peut se manifester par un symptôme corporel (gorge ou estomac noué-e, par exemple), une baisse de motivation, des tâches qui demandent une énergie démesurée, une réactivité étrange, de la procrastination, notamment. L'intensité de ces émotions peut se trouver quelque part sur un gradient entre quelque chose de léger, qui passe presque inaperçu, à une explosion de colère spectaculaire et surprenante.  Le bagage personnel ou le moment de notre vie, entre autres, influence comment on vit les tensions. C’est important de prendre conscience de ces paramètres externes quand on traite des tensions.

Rappel des recommandations : Mettre ses capteurs en éveil par rapport à son ou ses rôle-s.

Comment?

Prenez d'abord un moment seul-e pour comprendre ce qui se passe et départager ce qui relève de la situation, de vous, du contexte plus large, etc. On suggère ici certains outils, utilisez ceux qui fonctionnent pour vous et qui ont du sens dans votre situation. Une tension pourrait être claire après cinq minutes de réflexion alors qu'une autre pourrait demander des jours de réflexion, des échanges avec plusieurs personnes, un réel travail sur soi, un accompagnement, etc., pour être enfin comprise.

• Explorer la situation, avec les outils possibles...
  • Détaillez aussi précisément que possible les faits qui concernent cette tension :
    • Dans quels contextes se manifeste la tension? Quelles sont les tâches en cause, les personnes impliquées, les moments de la journée, etc.? On parle de faits observables (évitez les interprétations ou évaluations).
    • Cette tension concerne-t-elle le contexte professionnel de Solon?
    • Est-ce que cette tension est le symptôme d’une autre tension?
    • En vous remettant dans le contexte où vous vivez cette tension, demandez-vous:
      • Qu’est-ce que cette tension essaie de me dire?
      • Quels jugements montent en moi? (sur moi-même, sur l’autre, sur la situation)
  • La curiosité, un outil puissant : liste de 16 questions pour explorer la situation
  • Fiche de préparation au dialogue authentique, qui guide pas à pas à travers huit étapes pour gagner de la clarté (cette fiche fait référence au cadre de la communication non violente, CNV). En cas de doute, faites appel à un-e membre du comité Culture d’apprentissage pour la remplir.
• À la suite de ces étapes, demandez-vous...
  • Est-ce que la tension existe toujours? Il peut arriver que le travail de clarification règle de lui-même la question. Si c'est le cas, célébration! Soyons alertes toutefois : est-ce que je minimise la tension car l'aborder est inconfortable? C'est en effet inconfortable, soulever une tension. Ancrons-nous dans la conviction qu'elle nous permettra de grandir ensemble et que prévenir vaut mieux que guérir.
  • Est-ce que la situation est claire pour moi? Ce qui se passe pour moi, mon intention pour la suite, les personnes concernées, les instances en cause? Si oui, poursuivez. Sinon, STOP! Pouvez-vous gagner cette clarté par vous même? Sinon, demandez du soutien.
  • Est-ce que j'ai confiance en ma capacité de mener la prochaine étape à ma satisfaction? Si oui, poursuivez. Sinon, STOP! Pouvez-vous gagner cette confiance par vous-même? Sinon, demandez du soutien.
  • Est-ce que la tension concerne...
    • (1) la capacité à collaborer d’employé-e-s dont les rôles sont interdépendants?
    • ou (2) la perception des compétences d’un-e employé-e et de sa capacité à remplir son rôle? Si oui, avisez le rôle de Soutien aux relations humaines, car ce type de tensions est susceptible de mener à un départ et comporte ainsi un risque particulier pour Solon (tel que précisé dans la Politique des relations humaines).